Политика обработки и обеспечения безопасности персональных данных

1. Назначение и область применения

1.1. Настоящая Политика (далее – Политика) является основополагающим внутренним документом АО «Разрез Березовский» (далее – Общество), определяющим ключевые направления его деятельности в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных (далее – ПДн), оператором которых является Общество.

1.2. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», подзаконными актами к нему, Регламентом Европейского Союза 2016/679 «General Data Protection Regulation» от 27.04.2016 года (далее совместно именуемые «применимое законодательство в области обработки ПДн»).

1.3. Действие настоящей Политики распространяется на всех работников Общества вне зависимости от их должности, в том числе на работников с полной и частичной занятостью, с момента введения Политики в действие.

1.4. Организационные, распорядительные и локальные нормативные акты Общества не должны противоречить настоящей Политике.

1.5. Настоящая Политика рекомендуется для принятия дочерними и зависимыми обществами.

1.6. Настоящая Политика доводится до сведения всех работников Общества и размещается на ресурсе Общества. Политика является общедоступным документом, который может предоставляться без ограничений всем заинтересованным сторонам.

1.7. Период актуализации настоящей Политики составляет 3 года, а до истечения этого срока - в случаях изменений в процессах обработки ПДн и (или) изменений применимого законодательства, которые затрагивают положения Политики. Актуализация имеет целью приведение в соответствие определенных Политикой положений реальным условиям и текущим требованиям применимого законодательства в области обработки ПДн и обеспечению безопасности ПДн.

2. Термины, определения и сокращения

2.1. В настоящей Политике использованы следующие термины и сокращения:

2.1.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

2.1.2. Контрагент - физическое или юридическое лицо, с которым Общество вступает в гражданские правоотношения в процессе заключения и исполнения договоров;

2.1.3. Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

2.1.4. Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

2.1.5. Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

2.1.6. Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

2.1.7. Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

2.1.8. Биометрические данные - сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных;

2.1.9. Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

2.1.10. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

2.1.11. Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

2.1.12. Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;

2.1.13. Специальные категорий персональных данных – персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни;

2.1.14. ПДн – персональные данные.

3. Общие положения

Политика разработана в целях реализации требований законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн и направлена на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его ПДн в Обществе.
Настоящая Политика определяет цели и принципы в области обработки и обеспечения безопасности ПДн и устанавливает официально выраженные руководством Общества намерения и обязательства Общества в указанной области.

3.1. Цели Общества в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных

Обработка ПДн субъектов осуществляется Обществом в следующих целях:

3.1.1. Организация и регулирование трудовых отношений в Обществе;

3.1.2. Организация и ведение коммерческих и иных отношений, связанных с деятельностью Общества;

3.1.3. Исполнение требований и иных обязанностей, возложенных на Общество законодательством Российской Федерации.

3.2. Принципы Общества в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных

Деятельность Общества в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных построена на следующих принципах:

3.2.1. обработка ПДн в Обществе осуществляется на законной и справедливой основе и ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только ПДн, которые отвечают целям их обработки. Содержание и объем обрабатываемых в Обществе ПДн соответствуют заявленным целям обработки, избыточность обрабатываемых ПДн не допускается;

3.2.2. Общество предпринимает все необходимые меры для предоставления информации, относящейся к обработке ПДн, субъекту ПДн, в сжатой, открытой, понятной и легкодоступной форме на ясном и простом языке;

3.2.3. при обработке ПДн в Обществе обеспечивается их точность, достаточность и, в необходимых случаях, актуальность по отношению к целям обработки ПДн. Общество принимает необходимые меры (обеспечивает их принятие) по удалению или уточнению неполных или неточных ПДн;

3.2.4. хранение ПДн в Обществе в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн, если срок хранения ПДн не установлен федеральным законом или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн. Обрабатываемые ПДн уничтожаются или обезличиваются при достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом;

3.2.5. Общество обеспечивает надлежащую защиту обрабатываемых ПДн с использованием соответствующих технических или организационных мер, включая защиту от несанкционированной или незаконной обработки и случайной потери, уничтожения или повреждения ПДн. Цели обработки, состав и содержание ПДн, а также категории субъектов ПДн, чьи данные обрабатываются в Обществе, обновляются в случае их изменения;

3.2.6. Общество в ходе своей деятельности может предоставлять и (или) поручать обработку ПДн другому лицу с согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законом. При этом обязательным условием предоставления и (или) поручения обработки ПДн другому лицу является обязанность сторон по соблюдению конфиденциальности и обеспечению безопасности ПДн при их обработке, предусмотренных применимым законодательством;

3.2.7. Общество не размещает ПДн субъекта в общедоступных источниках без его предварительного согласия;

3.2.8. Общество не допускает объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

Общество несет ответственность за соответствие своей деятельности указанным выше принципам обработки ПДн.

4. Перечень субъектов персональных данных

Общество в рамках выполнения своей основной деятельности может осуществлять обработку ПДн следующих категорий субъектов ПДн:

4.1. кандидаты на вакантные должности работников в Обществе;

4.2. работники, бывшие работники, совета директоров, члены ревизионной комиссии Общества;

4.3. близкие родственники лиц, указанных в п.4.2. настоящей Политики, в том числе несовершеннолетние;

4.4. физические лица, с которыми у Общества заключен договор гражданско-правового характера;

4.5. физические лица, взаимодействующие с Обществом от имени Контрагентов (в т. ч. потенциальных) Общества.

5. Перечень персональных данных

5.1. Общество в рамках выполнения своей деятельности может осуществлять обработку, в том числе сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение следующих ПДн:

5.1.1. идентификационные данные (в т.ч. Ф.И.О., паспортные данные);

5.1.2. контактная информация;

5.1.3. данные об образовании, сведения о трудовой деятельности;

5.1.4. финансовая информация, ИНН, СНИЛС;

5.1.5. дата и место рождения, сведения о регистрации по месту жительства, гражданство, семейное положение и состав семьи;

5.1.6. сведения о воинском учете;

5.1.7. сведения о наградах и почетных званиях;

5.1.8. сведения о социальных льготах;

5.1.9. сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные);

5.1.10. другая информация, не содержащая специальные категории ПДн, данные о правонарушениях, и необходимая для достижения целей, предусмотренных п.3.1. настоящей Политики.

5.2. Биометрические данные обрабатываются только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

5.3. Обработка специальных категорий ПДн, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, в Обществе не осуществляется, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

6. Передача персональных данных

6.1. ПДн могут передаваться исключительно для внутренних административных целей провайдерам различных услуг, зарегистрированным на территории Российской Федерации на основании договора.

6.2. Передача ПДн в пределах Общества и третьей стороне осуществляется только с письменного согласия субъекта ПДн, за исключением случаев, когда передача ПДн предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законом процедуры.

6.3. Общество в ходе своей деятельности может осуществлять трансграничную передачу ПДн на территорию иностранных государств органам власти иностранного государства, иностранным физическим или юридическим лицам. При этом вопросы обеспечения адекватной защиты прав субъектов ПДн и обеспечения безопасности их ПДн при трансграничной передаче являются наивысшим приоритетом для Общества, решение которых реализуется в соответствии с применимым законодательством. Общество обязано убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача персональных данных, обеспечивается адекватный уровень защита прав субъектов персональных данных, до начала осуществления трансграничной передачи персональных данных.

6.4. Трансграничная передача ПДн на территорию иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов ПДн, осуществляется только в случаях наличия согласия в письменной форме субъекта ПДн на трансграничную передачу его ПДн или исполнения договора, стороной которого является субъект ПДн, а также в иных предусмотренных применимым законодательством в области обработки ПДн случаях.

7. Основные меры по обеспечению безопасности персональных данных

7.1. С целью обеспечения безопасности ПДн при их обработке, а именно для предотвращения утечки ПДн, утраты конфиденциальности ПДн и несанкционированного использования ПДн, предотвращения финансовых потерь, ущерба репутации, а также любого другого экономического и социального ущерба для субъекта ПДн, Общество самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для выполнения обязанностей, предусмотренных применимым законодательством в области обработки и обеспечения безопасности ПДн. К таким мерам относятся:

7.1.1. назначение ответственного лица за организацию обработки ПДн;

7.1.2. издание документов, определяющих политику Общества в отношении обработки ПДн, локальных актов по вопросам обработки ПДн, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн, устранение последствий таких нарушений;

7.1.3. учет деятельности по обработке ПДн;

7.1.4. применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПДн, выбранных по результатам оценки рисков обработки ПДн, на протяжении всего жизненного цикла информационных систем персональных данных и процессов обработки ПДн;

7.1.5. осуществление внутреннего контроля соответствия обработки ПДн применимому законодательству в области обработки и обеспечения безопасности ПДн, требованиям к защите ПДн, политике Общества в отношении обработки ПДн, локальным актам Общества;

7.1.6. оценка вреда, который может быть причинен субъектам ПДн в случае нарушения требований законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн, соотношение указанного вреда и принимаемых Обществом мер безопасности ПДн;

7.1.7. ознакомление работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку ПДн, с положениями применимого законодательства, локальных актов Общества в области обработки и обеспечения безопасности ПДн;

7.1.8. организация приема и обработки обращений и запросов субъектов ПДн или их законных представителей, а также осуществление контроля за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

7.2. Общество, в случае отсутствия иных правовых оснований обработки ПДн, обязано получить явное согласие субъектов на обработку их ПДн в момент сбора ПДн. В случае, если Общество планирует осуществлять обработку ПДн с целью, несовместимой с первичной целью обработки ПДн, Общество получает отдельное согласие субъектов ПДн для планируемой цели. В случае, если ПДн получены Обществом не от субъекта ПДн, Общество оповещает субъекта о такой обработке.

7.3. В случае утечки ПДн Общество выполняет все меры, предписанные применимым законодательством в области обработки ПДн.

7.4. Общество осознает и подтверждает важность и необходимость обеспечения безопасности ПДн и поощряет постоянное совершенствование системы защиты ПДн, обрабатываемых в рамках осуществления основной деятельности Общества.

8. Права и обязанности субъектов персональных данных

8.1. Общество гарантирует на безвозмездной основе следующие права субъектов ПДн:

8.1.1. право на получение информации, касающейся обработки ПДн;

8.1.2. право на отзыв согласия на обработку ПДн с последующим уничтожением ПДн;

8.1.3. право на подачу жалобы надзорным органам в случае нарушения требований применимого законодательства в области обработки ПДн;

8.1.4. право на получение информации об утечках ПДн;

8.1.5. право на уточнение неполных или неточных ПДн;

8.1.6. право на ограничение обработки и удаление ПДн;

8.1.7. иные права, предусмотренные применимым законодательством.

8.2. Общество уведомляет субъектов ПДн об их обязанности предоставлять достоверные ПДн, а также о возможных последствиях предоставления недостоверных данных.

9. Права и обязанности Общества (оператора персональных данных)

9.1. Общество обязано:

9.1.1. предоставлять субъекту ПДн информацию на его законные запросы и обращения, а также в других предусмотренных законодательством случаях, в сроки, установленные действующим законодательством;

9.1.2. принимать соответствующие меры по законному запросу и обращению субъекта ПДн (отзыв согласия на обработку ПДн, уточнение неполных или неточных ПДн и пр.) в сроки, установленные действующим законодательством;

9.1.3. разъяснять субъекту ПДн юридические последствия отказа предоставить его ПДн, если предоставление ПДн является обязательным в соответствии с федеральными законами;

9.1.4. при сборе ПДн, в том числе посредством сети «Интернет», обеспечивать запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение ПДн граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством;

9.1.5. принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных действующим законодательством и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами;

9.1.6. принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПДн, а также от иных неправомерных действий в отношении ПДн;

9.1.7. опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПДн, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПДн;

9.1.8. назначать лицо, ответственное за организацию обработки ПДн.

9.2. Общество имеет право самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных действующим законодательством и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

10. Аудит и мониторинг в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных

10.1. Порядок и периодичность проведения аудита процессов обработки ПДн, а также мониторинга функционирования внедренных процедур защиты ПДн в Обществе определяет ответственный за организацию обработки ПДн на основании потребности в такой деятельности.

10.2. Ответственный за организацию обработки ПДн обязан следить за соблюдением применимого законодательства, повышать осведомленность работников, участвующих в процессах обработки ПДн.

11. Ответственность

11.1. Каждый вновь принятый работник Общества, непосредственно осуществляющий обработку ПДн, знакомится под роспись с настоящей Политикой и другими локальными актами Общества по вопросам обработки и обеспечения безопасности ПДн и обязуется их соблюдать.

11.2. Все работники должны немедленно сообщать о любых нарушениях настоящей Политики.

11.3. Несоблюдение настоящей Политики может стать основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе увольнения, в порядке, установленным трудовым законодательством Российской Федерации.

12. Нормативные документы и ссылки

12.1. В настоящей политике использованы ссылки на следующие внешние нормативные документы:

12.1.1. Регламент Европейского Союза 2016/679 «General Data Protection Regulation» от 27 апреля 2016 года;

12.1.2. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».